Değerli  Okurlarım ;
486 sıra No’lu VUK Genel Tebliği ile yapılan düzenlemeye göre basit usule tabi mükellefler ile serbest meslek erbapları 1 Ocak 2018, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler 1 Ocak 2019 tarihinden itibaren defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlıyor.

 Sistemi kullanmak için başvuru yapılması zorunlu olup, 31/12/2017 tarihine kadar Sistemi kullanmak üzere yapılması gereken başvurular serbest meslek erbapları tarafından 31 Ocak 2018, basit usule tabi olan mükellefler açısından ise 30 Haziran 2018 tarihine kadar yapılabilecektir. Defter-Beyan Sistemi'ni kullanmak zorunda olan,  mükelleflerin Sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar(son gün dahil)www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya gelir vergisi yönünden bağlı bulundukları vergi dairesi aracılığıyla başvuru yapmaları gerekmektedir.

Başvurular mükelleflerin kendilerince yapılabileceği gibi Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi imzaladıkları meslek mensupları aracılığı ile de yapabilirler. Basit Usule tabi vergi mükellefleri, örneği tebliğ ekinde yer alan, Defter-Beyan Sistemi Kullanımı Aracılık ve Sorumluluk sözleşmesi düzenledikleri meslek odaları aracılığı ile başvurmaları da mümkündür. Tebliğ taslağında Defter-Beyan Sistemi'nin uygulamaya girmesinden sonra mükellefiyet tesis ettiren mükellefler, basit usul ve işletme hesabı esasına tabi mükelleflerde deftere tabi olma durumu değişen mükellefler ile sahte veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenledikleri tespit edilenlerle ilgili ayrıca düzenlemeler yer almaktadır.

Defter Beyan Sistemi'ne kullanıcı kodu veya TC Kimlik numarası ve şifre bilgileri kullanılarak www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden giriş yapılacaktır. Şifre bilgisi, mükellef veya noterden yetkili kıldığı kişi tarafından her hangi bir vergi dairesinden alınabilecektir. Baş vuru üzerine vergi dairesince müracaat anında, şifre bilgisi sistemden üretilerek kapalı bir zarf içinde baş vuran mükellef veya yetki verdiği kişiye verilecektir. Şifre bilgisi içeren zarfın tesliminde teslim tutanağı düzenlenecektir. Başvurunun mükellefin beyannamelerinin gönderilmesine aracılık eden meslek mensubu veya meslek odası tarafından yapılması halinde, varsa mevcut şifre bilgileri, yoksa alacakları şifre bilgileri ve kullanıcı kodu ile sisteme giriş yapabileceklerdir. Sistemi kullanacak mükellef, meslek mensubu veya meslek odaları istemeleri halinde, çalışanlarını Sistemin belirli fonksiyonlarını kullanmak üzere Sistem kullanıcısı olarak tanımlayabilecek ve yetkilendirebileceklerdir. Bu durumda, tanımlanan kişilerin sisteme girişte kullanacakları şifreler, Defter-Beyan Sistemi içerisinde elektronik ortamda üretilerek kullanıcıya gösterilecektir. Tanımlanan kişiler, kendileri için oluşturulan kullanıcı kodu ve şifreyi kullanarak sisteme giriş yapabileceklerdir.

İşlemlerin defterlere kaydı, ait oldukları ayı izleyen ayın 20'nci gününden fazla geciktirilemez. Takvim yılının son ayına ait kayıtlar takvim yılına ait gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son gün saat 23:59 a kadar yapılabilir. Basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin üçer aylık kayıtlar, Sistem üzerinden tutulabilecek defterler Takvim yılının son ayına ait kayıtlar, takvim yılına ait gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son gün (basit usulde vergilendirilen mükellefler için 25 Şubat, diğer mükellefler için 25 Mart günü) saat 23:59’a kadar yapılabilir. Basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin üçer aylık kayıtlar, izleyen ayın sonuna kadar Sisteme kaydedilecektir. Ancak Geçici Madde ile yapılan düzenlemeyle basit usule tabi mükelleflerin 30/4/2018 tarihine kadar kaydedilmesi gereken alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin üç aylık kayıtlar 31/7/2018 tarihine kadar Sisteme kaydedilebilecekleri belirtilmiştir. Yanlış kayıtların düzeltilmesi Defter ve kayıtlara rakam veya yazıların yanlış girilmesi durumunda, Tebliğde kayıt zamanına ilişkin olarak belirlenen süreler zarfında, Sistem üzerinden yanlış kayıt güncellenebilecek veya iptal edilerek doğru kayıt aynı yöntemle tekrar girilebilecektir. Sistem üzerinden tutulabilecek defterler Defter-Beyan Sistemi üzerinden, işletme defteri, - çiftçi işletme defteri, - serbest meslek kazanç defteri, - amortisman defteri, - envanter defteri, - damga vergisi defteri, - ambar defteri - bitim işleri defteri elektronik ortamda tutulabilecektir. 18.12.2017/146-6 - İşletme hesap hülasası (özeti), zirai kazanç hesap özeti, serbest meslek hesap hülasası (özeti) ile basit usul hesap özeti yapılan kayıtlardan hareketle Sistem tarafından üretilecektir.

Hekimler tarafından protokol defterine, borsa acentaları ile noterler ve noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar tarafından ise resmi defterlerine yapılan kayıtlardan bağımsız olarak, mükellefiyete ilişkin olarak yapılan işlemlerin kayıt zamanına yönelik süreler içerisinde Sisteme kaydedilmesi gerekmektedir.

Mükellefler, üzerinden amortisman ayrılan kıymetler ile bunların amortismanlarını, Sistem üzerinden tutacakları envanter defterinde, amortisman defterinde veya amortisman listesinde gösterebilecektir. Açılış ve kapanış onayı Defter-Beyan Sistemi vasıtasıyla elektronik ortamda tutulan defterlerin açılış onayı; ilk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hallerinde kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde Başkanlık tarafından elektronik olarak yapılır. Açılış onayı 213 sayılı Kanun’da öngörülen tasdik hükmündedir.

Defterlere ait oldukları takvim yılının son ayını TAKİP EDEN DÖRDÜNCÜ AYIN SONUNA KADAR başkanlık tarafından ELEKTRONİK ORTAMDA KAPANIŞ ONAYI YAPILIR. Kağıt ortamında tutulan defterlerin hukuken geçersiz kabul edilmesi - Defter-Beyan Sistemi üzerinden tutulan defterler, 213 sayılı Kanun kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilir.

Tebliğde Defter-Beyan Sistemi kullanmakla yükümlü olan mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların kâğıt ortamında tuttukları defterlerin hukuki geçerliliğinin bulunmadığı belirtilmiştir.

Basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin bilgiler Sistem üzerinden kayıt altına alınacak ve görüntülenebilecektir. Sistem üzerinden tutulan defterlerin muhafaza ve ibrazı - Defter-Beyan Sistemi üzerinde tutulan defterlerin, mükelleflerce ayrıca kâğıt ortamında saklanmasına gerek bulunmamaktadır.

Sistem üzerinden defterlerin görüntülenmesi, yazdırılması veya çeşitli dosya formatları ile indirilmesi (kaydedilmesi) mümkün olmakla birlikte, bu şekilde indirilmiş (kaydedilmiş) olan defterlerin hukuki geçerliliği bulunmamaktadır. 18.12.2017/146-7 Mükellefiyetine ilişkin defter ve kayıtlarının ibrazı talep edilen mükellefler, talepte bulunan birim ile ibrazı talep edilen bilgilerin mahiyetini ibraz talep yazısının bir örneği ile birlikte ibraz süresinin sonundan en geç 10 gün önce gelir vergisi yönünden bağlı olduğu vergi dairesi aracılığıyla Başkanlığa bildirecektir.

İlgili makamların defter ve kayıtlarının ibrazı istenilen mükellefe ulaşamaması ya da ibraz yazısının mükellefe tebliğ edilememeleri hallerinde, bu durumu tevsik eden belgelerle birlikte mükellefin bağlı olduğu vergi dairesi aracılığıyla Başkanlığa başvurulacaktır. Sistem üzerinden elektronik belge düzenlenmesi 213 sayılı Kanun kapsamında düzenlenme zorunluluğu bulunan - fatura ve fatura yerine geçen vesikalar, serbest meslek makbuzu, - müstahsil makbuzu, - gider pusulası, - sevk irsaliyesi - benzer diğer vesikalar, özel mevzuatlarında yer alan düzenlemelere uygun olarak, Defter-Beyan Sistemi üzerinden veya bu Sistem vasıtasıyla elektronik ortamda düzenlenebilecektir. Bu belgelerin elektronik ortamda tutulmasına ilişkin olarak ayrıca 487 sıra No’lu VUK Genel Tebliğine bakılması gerekmektedir. Sistemin Gelir İdaresi Başkanlığı Duyuruları ile Sürdürülmesi Sistem üzerinden işlem ve kayıt yapılması, defter oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazı, beyanname, bildirim ve dilekçe hazırlanması ve gönderilmesi, elektronik belge düzenlenmesi ile diğer kullanım şekillerine ilişkin standartlar, kurallar, usuller ve bunlarda yapılacak değişiklikler ile kılavuzların www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden duyurulacağı ve yayımlanacağı belirtilmiştir. Sistemin Çalışmaması Halinde Neler Yapılacağı Gelir İdaresi Başkanlığının mücbir sebep halleri, bölgesel veya yurt genelini ilgilendiren uzun süreli elektrik veya internet kesintileri, siber saldırı gibi gerek Başkanlık gerekse mükellef, meslek mensubu ya da meslek odaları açısından Defter-Beyan Sistemini kullanılamaz hale getiren koşulların varlığı halinde, Sistem kapsamında yer alan belge, kayıt, defter, beyanname, bildirim ve dilekçelerin belirlenecek süreler dâhilinde elektronik ortam haricinde düzenlenmesi, muhafaza edilmesi ve Tebliğde belirlenen sürelerin uzatılması ile bahse konu koşulların ortadan kalkmasının ardından söz konusu işlemlerin Sisteme aktarılmasına ilişkin usul ve esasları belirleme konusunda yetkili olduğu belirtilmiştir.

Sistemden çıkışlar şu şekilde olabilecektir,

Ölüm/gaiplik kararı tarihi ile sonlandırma/terkin tarihinden itibaren, o tarihe kadar yapılması gereken işlemler ve onların gerektirdiği yükümlülükler haricinde, Defter-Beyan Sistemi kayıt yapma, defter tutma ve beyanname gönderme özellikleri bakımından kullanılamayacaktır. Bununla birlikte geçmiş dönemlere ilişkin bilgilerin görüntülenmesi amacıyla Sistem kullanılabilecektir.

İkinci sınıf tüccarlar, 213 sayılı Kanunun 180 ve 181 inci maddelerinde yer alan hükümler kapsamında birinci sınıfa geçerek bilanço esasına göre defter tutacakları izleyen takvim yılı başından itibaren Sistem kullanıcıları arasından çıkacaklardır. 213 sayılı Kanunun 180 inci maddesi kapsamında sınıf değişikliği yapılmasına yönelik sorumluluk mükelleflere aittir.

Basit usulün şartlarını haiz olup Sistemi kullanan mükelleflerden, bu usulden yararlanmayı istemediklerini ve kazançlarını bilanço esasına göre tespit etmek istediklerini yazı ile bildirenler, dilekçelerinde belirttikleri tarihten veya izleyen takvim yılı başından itibaren Sistemi kullanamayacaklardır. Ancak, geçmiş dönemlere ilişkin bilgilerin görüntülenmesi amacıyla Sistem kullanılabilecektir.

Sevgili okurlarım;
Artık elektronik defterlere geçiş süreci hızlanmıştır .Birkaç yıla kadar tüm defterler e -defter sistemine  geçecektir.

Unutmamalı ki “Dünyada ölüm ve vergiler dışında hiçbir şey kesin değildir. (Benjamin Franklin)