MEDİNE BAYKAŞ / MEDYAEGE HABER - Gelişen teknolojiler, toplumsal talepler ve kamu sektöründeki reform eğilimleri doğrultusunda, farklı kurumlar altında ayrı ayrı sürdürülen dijital dönüşüm (e-Devlet), siber güvenlik, milli teknolojiler, büyük veri ve yapay zekâ ile ilgili çalışmaların tek çatı altında toplanması amacıyla, 10 Temmuz 2018 tarihli ve 30474 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 1 Sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi kapsamında T.C. Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi kuruldu. Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisinin hedefi ülkemizin; kamu, özel sektör, üniversite ve sivil toplum kuruluşları işbirliğiyle dijital dönüşümünü gerçekleştirmek olarak açıklandı.

Dijital çözüm uygulamaları hakkında faaliyet gösteren Dedeoğlu Grup, E-Dönüşüm Başvuru Merkezinden Satış ve Pazarlama Yöneticisi Altay Özbek ile Kayıtlı Elektronik Posta İnsan Kaynakları (KEP İK) Uygulaması hakkında konuştuk.

Firmanızın vermiş olduğu başlıca hizmetler nelerdir?

Dedeoğlu Bilgi İşlem Ltd. Şti. 1999 yılında İzmir’de Okan Dedeoğlu tarafından kurulan Dedeoğlu Grup E-Dönüşüm çözümleri ile bilişim sektöründe hizmet vermektedir. Başlıca hizmetlerimiz arasında; kayıtlı elektronik posta (KEP), Elektronik İmza (e-imza) ve Elektronik Fatura (e-fatura) ürünleri bulunmakta. Ayrıca kayıtlı elektronik posta tabanlı çalışan KEP İK uygulamamız yurt genelinde talep görmektedir.

Nedir peki bu KEP İK Uygulaması?

Bir personelin işe başladığı andan işi sonlandırdığı ana kadar birebir iştirake konu olan, sözleşme, vekalet, mal devri vb. konular dışındaki tüm yazışma bilgilendirme ve tebliğler kayıtlı elektronik posta aracılığı ile KEP İK Uygulaması üzerinden yapılabilir. Örnek verecek olursak işçi ile işveren arasında ; bordro, savunma talepleri, ihtarlar, maaş artışı, prim ödemesi bildirimleri, kvkk bildirimleri, iş sağlığı güvenliği bildirimleri, yıllık izin ve mazaret izinleri bildirimleri, atama görevlendirme zimmet bildirimleri ve iş akdi feshine kadar işveren ve işçi arasında söz konusu olabilecek tüm yazışma bilgilendirme ve tebliğler buradan yapılabilir.

KEP İK uygulamasının sağladığı avantajlar nelerdir?

İşverenlerin işçilere ibra etmek zorunda olduğu bir çok evrak var. Bu zorunluluk kapsamında yapılan bilgi ve belge paylaşımları geleneksel yöntemlerle imza karşılığı kağıtla veya yasal tebliğ söz konusu ise noter veya iadeli taahhütlü posta ile yapılmaktadır. Bahsi geçen işlemler işverene çok ciddi maliyetler yaratan yöntemlerdir. KEP İK kullanıcıları 7201 sayılı tebligat kanununa kayıtlı elektronik posta ile 5070 sayılı imza kanunu kapsamında e-imza onaylı gönderimleri içeren KEP İK uygulaması ile bu tarz yazışma ve gönderimlerin dijital olarak zaman ve mekan bağımsız olarak yapabilmektedir. KEP İK kullanan müşterilerimiz kağıt-yazıcı-toner-enerji-noter –iadeli taahhütlü posta gibi işlemlerin yarattığı maliyetlerden kurtulmaktadır. Şuana kadar hizmet verdiğimiz müşterilerimizden aldığımız geri dönüşlere istinaden tespit edilen maliyet tasarrufu en az % 70 oranındadır. Ayrıca sistemin sunduğu zaman tasarrufu da tercih de çok önemli bir rol oynamaktadır. Örnek verecek olursak: En çok yapılan yazışmalardan olan bordro da dağıtım sırasında kağıt üzerinden personele imza karşılığı yapılan işlemler insan kaynakları personellerinin haftalar süren bir zamanını almaktadır. KEP İK Uygulaması kullanıcıları binlerce personeli olsa dahi 4857 iş kanununda belirtilen usullere uygun bir şekilde dakikalar içinde yapmaktadır.

KEP İK Uygulamasının personele faydası nedir?

Çalışmakta olduğumuz firmalar ile yapılan süreli sözleşmelere yönelik KEP İK Uygulaması kapsamında her personele kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi tahsis edilmektedir. Personeller kendilerine tahsis edilen kayıtlı elektronik posta adreslerini şahsi olarak da kullanabilirler. Günümüzde birçok dijital resmi işlem için kayıtlı elektronik posta adresi istenmektedir. Bireysel kullanımda kayıtlı elektronik posta sahibi olmak özellikle E-devlet ve birçok resmi kurum işlemlerinde gerçek kişilere işlem kolaylığı sağlar.

Bu resmi işlemlere bir örnek verebilir misiniz?

Örneğin tüketici hakem heyeti başvuruları E-devletten dijital olarak yapılabilmektedir. Bu işlemi sadece kayıtlı elektronik posta adresi olan kişiler yapabilir. Ayrıca işverenin kendisine ilettiği bilgi ve belgeleri düzenli arşivi zaman mekan bağımsız ulaşımı gibi kolaylıklar sunmaktadır. Günümüzde bankacılık işlemleri, yurtdışı çıkış işlemleri vb. durumlarda çalışanlardan işyeri onaylı evraklar istenmektedir. Bunların başında da bordro ibrası gelmektedir. Çalışanlar bu tip talepler doğrultusunda kendilerine işveren tarafından düzenli bir şekilde iletilen tüm evraklara internet üzerinden kolaylıkla erişebilir ve ilgili kurumlara iletebilir.

Bu uygulama en çok hangi sektörler tarafından tercih edilmektedir?

Resmi işçi çalıştıran her firma bu uygulamayı belirtilen tasarruflar ve kolaylıklar doğrultusunda kullanabilir. Özellikle pandemi sonrasında artan evden çalışma bölgesel ve yurt genelinde dağınık çalışma lokasyonları olan firmalar sektör farketmeksizin uygulamamızdan çok ciddi faydalar elde etmektedir. Şöyle bir istatistik sunacak olursak en çok hizmet verdiğimiz sektörler; sağlık sektöründe hizmet veren kamu ve özel hastaneler, Belediyeler ve belediyelere bağlı şirketler, Gıda-tekstil-makine üretimi yapan firmalar en çok müşterimizin olduğu alanlardır.

Bu süreçte hedefiniz nedir?

Türkiye genelinde büyük, orta, küçük fark etmeksizin tüm işletmelerin operasyonlarında tasarrufu ve doğa dostu uygulamaları kullanarak ülke ekonomisi ve kendi ekonomilerine katkıda bulunmalarını sağlamak hedefimizdir.